Libor Kubín På det seneste har der været meget snak om GTD-metoden – Getting Things Done, som hjælper folk til at være mere produktive, til at styre deres arbejde og privatliv. Den 27. april finder den 1. konference om denne metode sted i Tjekkiet, og Jablíčkař.cz inviterede en af de mest kendte til interviewet. Lukáš Gregor, lærer, redaktør, blogger og også GTD-forelæser.
Hilsen Lukas. Lad os bare sige, at jeg aldrig har hørt om GTD. Kan du fortælle os, som lægfolk, hvad det her handler om?
Getting Things Done-metoden er et værktøj, der giver os mulighed for at være meget mere produktive. Den er baseret på, at den, på trods af at hjernen er et fascinerende organ, har visse begrænsninger, som vi selv boykotter (eller ikke er klar over). For eksempel ved at oversvømme den eller rettere ved at luge den af helt uforståelige årsager. I sådan en tilstand kan den næppe bruges til sit fulde potentiale under kreative processer, når man tænker, når man lærer, og den kan ikke engang tage en fuld hvile. Hvis vi hjælper hovedet fra ballast (hvilket betyder: fra ting, vi egentlig ikke behøver at have med i hovedet), tager vi det første skridt til at være effektive.
Og GTD-metoden tilbyder vejledning i blot et par trin for at komme til den tilstand af ro og evne til at fokusere. Sådan rydder du hovedet ved hjælp af snooze genstande ind i den såkaldte postkasse, og hvordan du organiserer alle dine projekter og "opgaver", hvad enten det er personligt eller arbejdsmæssigt, i et overskueligt system.
Hvem er metoden beregnet til, hvem kan den hjælpe?
Min mund løber i vand, at den passer for hver, det har sine ulemper. Hvis jeg ser på det gennem forskellige typer job, vil dem, der i det væsentlige er baseret på akuthed og reaktion på miljøet (f.eks. brandmænd, læger, men også diverse teknisk support, folk i telefon...) kun kunne bruge en brøkdel af metoden, eller blot vil de bruge metoden til deres personlige udvikling, personlige niveau. Og det er heller ikke en metode for alle, fordi der er mennesker, der er forfærdede over enhver orden, systematisering eller blot lammer dem endnu mere end kaos.
Og faktisk en kategori mere - det er bestemt ikke for dem, der med deres egen svage vilje passer alle deres problemer ind i metoden, og tænker, at den vil hjælpe dem alene, måske endda til at leve et lykkeligere liv...
Alle andre grupper af mennesker kan starte med GTD.
Er der andre lignende metoder? Hvis ja, hvordan ville du sammenligne dem med GTD?
Der er behov for at afmystificere GTD noget. Uden at dykke ned i produktivitetsovervejelsernes historie har der forståeligt nok været forsøg på at løse tidsstyringsproblemer i lang tid (ja, så langt tilbage som det antikke Grækenland). Selvom GTD ikke direkte handler om dette, er det heller ikke et nyt mirakel, et stof som David Allen ville have opfundet ud af det blå gennem hektiske eksperimenter i laboratorium. Metoden indeholder mere sund fornuft end eksperimentering, jeg vil endda kættersk vove at sige den etiket metode det skader hende på en eller anden måde, og jeg vil understrege netop det aspekt Værktøjer a logisk rækkefølge af trin, som kan hjælpe.
Jeg antyder bare, at der helt sikkert findes lignende metoder, tilgange der taler om hvordan man sorterer sit "ansvar" bedst muligt, nogle har sådanne metoder uden at læse dem nogen steder fra, de tænker bare på det. (Kvinderne leder i øvrigt i denne retning.) Men hvis jeg ligefrem skulle finde en anden værktøj, som direkte gælder for GTD, ville det helt sikkert være ZTD-metoden (Zen To Done, oversat til Zen og udført her). Det er en passende løsning, hvis en person allerede har lugtet GTD og er begyndt at løse problemet med prioritering af opgaver, fordi Leo Babauta kombinerede GTD med Stephen Coveys tilgang og formulerede alt på en sådan måde, at det var enkelt. Eller en passende løsning, hvis han ikke vil løse GTD, han ikke engang vil læse Covey, han er mere en freelancer, et minimalistisk væsen.
Så hvad er det første skridt på vejen til GTD, hvis jeg indser, at jeg gerne vil gøre noget med min tid og mine opgaver?
Jeg anbefaler altid begyndere at gøre mindst to, tre timer ofte for fuldstændig ro i sindet. Spil noget dejlig musik, måske åbne en flaske vin. Tag et ark papir og skriv dem alle på det, enten i punkttegn eller ved hjælp af et mindmap projekter, som de arbejder på i øjeblikket. Få mest muligt ud af dit hoved. Måske vil de såkaldte interesseområder (=roller), som jeg godt kan lide at bruge, fx medarbejder, mand, far, atlet... og individuelle projekter eller grupper/to-do-lister, også hjælpe.
Hvorfor alt dette? Når alt kommer til alt, når du først har fået disse grundlæggende ting ud af dit hoved, vil du være i stand til at begynde at praktisere GTD. Begynd at udsætte, optag den indkommende stimulus og tildel den derefter til det projekt, du allerede har markeret ved sorteringen.
Men spørgsmålet indeholdt også gøre noget med din tid. I denne retning er GTD ikke helt den bedst egnede, eller hun skaber baggrunden, fundamentet, men det handler ikke om planlægning. Her vil jeg anbefale at hente en bog Det vigtigste først, eller simpelthen at stoppe op, trække vejret og tænke over, hvor jeg er lige nu, hvor jeg vil hen, hvad jeg gør for det... Det er mere til en anden debat, men GTD vil tillade en person at stoppe op og tage et åndedrag.
Hvad skal jeg bruge for at bruge GTD? Skal jeg købe noget værktøj? Hvad vil du anbefale?
Metoden handler selvfølgelig primært om ordentlige vaner, men jeg vil ikke undervurdere valget af værktøj, for det har også betydning for, hvor godt vi formår at leve med metoden. Især i starten, hvor man lige skal opbygge sin tillid til metoden, er et godt værktøj meget vigtigt. Jeg kunne anbefale en speciel applikation, men jeg ville være mere forsigtig. For begyndere har jeg haft en god oplevelse med Wunderlist, som er mere en sofistikeret "to-do list", men nogle procedurer kan allerede prøves og læres på den.
Men nogle mennesker er meget mere komfortable med en papirløsning, som har sin charme, men også sine begrænsninger, den er bestemt ikke så fleksibel, når man skal søge og filtrere opgaver.
Hvorfor har metoden flere softwareapplikationer til Apple end til Windows? Kommer dette faktum til udtryk på nogen måde blandt dem, der er interesserede i metoden?
Udbuddet til Windows er ikke lille, men det er mest værktøjer, der eksisterer frem for at blive brugt. Udbredelsen af GTD-applikationer til Apple-platformen kan også udledes af de grupper, der arbejder med metoden – ret ofte er det freelancere eller folk fra IT-området. Og går vi ind i erhvervslivet, er det muligt at bruge Outlook direkte til GTD.
Er der forskel på at bruge GTD til studerende, it-chefer, hjemmegående mødre eller endda seniorer?
Ikke i princippet. Kun projekterne vil være anderledes, for nogle vil en mere detaljeret opdeling i enkelte trin råde, mens for andre vil arbejde med rutiner råde. Dette er netop styrken ved GTD, dens universalitet.
Hvad gør GTD-metoden så unik, at den får nye og nye fans?
Jeg svarer delvist på dette på tværs af tidligere svar på spørgsmål. GTD er baseret på sund fornuft, respekterer hjernens funktion (og begrænsninger), repræsenterer en procedure til at organisere tingene, og det behøver ikke kun at være opgaver, men også indretningen af kontoret eller tingene på værkstedet. Det er universelt og kan helt sikkert hjælpe hurtigt efter dets implantation, hvilket jeg ser som en stor fordel. Resultaterne er håndgribelige og umiddelbare, hvilket er hvad man har brug for. Derudover kan du begynde at arbejde med det selv i presseperioden. Hvis du havde til hensigt at begynde at tænke på din mission, ville det virkelig være ret svært i en flok brændende deadlines.
Jeg ville bare være forsigtig med det ord unik, jeg tager det hellere som hendes styrker. Om det er unikt, det vil jeg overlade til de interesserede. Det klæder mig, at GTD lige kom min vej, når jeg havde brug for det, hjalp mig, og derfor spredte jeg det videre.
Hvordan ser GTD ud uden for Tjekkiet? Hvordan er det i dets oprindelsesland, USA?
Jeg kan kun sige, at udbredelsen og bevidstheden ser ud til at være større i vesten end her. Men jeg følger det ikke specielt, det har jeg egentlig ikke så meget grund til. For mig er min egen oplevelse og oplevelsen hos dem, der kontakter mig, som læser siden, vigtig mitvsehotovo.cz, eller som gennemgår mine træninger. Jeg læser og gennemser specialiserede blogs fra udlandet, men kortlægning af GTDs tilstand i verden er et område, der ligger uden for mine behov i øjeblikket.
Omvendt, hvordan er fællesskabet af GTD-fans i Tjekkiet?
Jeg oplevede, at jeg levede i en noget skæv virkelighed. Omgivet af en række GTD-brugere fik jeg et stykke tid indtryk af, at det trods alt var noget så velkendt! Men hey, langt størstedelen af verden omkring mig har aldrig hørt om GTD og kan i bedste fald kun bruge ordet tidsadministration.
Jamen, så er der også en mærkelig gruppe mennesker, der tror, at GTD bliver gjort til en form for religion, men jeg ved ikke rigtig, hvor den følelse kommer fra. Fordi nogen, der bruger det, deler deres erfaringer eller leder efter tips og råd fra andre?
Omfanget af fællesskabet af GTD-fans i Tjekkiet kan ikke overvurderes. 376 respondenter besvarede et specialiseret spørgeskema, som blev lavet som en del af en diplomafhandling, hvilket overraskede os positivt. Hjemmesiden Mítvšehotovo.cz besøges af cirka 12 tusinde personer om ugen, men hjemmesiden er konceptuelt udvidet til at omfatte andre områder af personlig udvikling, så dette tal kan ikke tages som et svar på interessen for GTD i Tjekkiet.
Du deltager i organisationen 1. GTD-konference her. Hvorfor blev konferencen oprettet?
Jeg opfatter for det meste to grundlæggende motivationsimpulser til konferencer: a) at muliggøre mødet mellem det givne samfund, at berige hinanden, b) at tiltrække de umarkerede mennesker uden for den cirkel og at udvide deres synsfelt med noget, måske endda til uddanne...
Kan en nybegynder eller en komplet lægmand om GTD komme til konferencen? Vil han ikke føle sig fortabt der?
Tværtimod tror jeg, at denne konference var glad for at byde begyndere eller uindviede velkommen. Vores mål er ikke - som nogle anklager os - for at styrke dyrkelse af GTD, men for at tale om produktivitet og effektivitet, finde måder at få tingene i orden, balancere arbejde og privatliv mv. Og til dette er visionen nødvendig for dem, der aldrig har hørt om nogen metoder eller stadig leder efter dem. I øvrigt - jeg er også stadig søgende, selvom jeg træner GTD.
Prøv at lokke vores læsere til konferencen. Hvorfor skulle de besøge hende?
Min intuition fortæller mig, at alt vil blive udført i en meget behagelig atmosfære. Miljøet er smukt, holdet af mennesker, der organiserer det, er menneskeligt tæt på mig, de inviterede foredragsholdere og gæster er af høj kvalitet, de siger, at der skal være fremragende forfriskninger og mad... Nå, jeg tror simpelthen, det bliver en fremragende dag!
Hvad vil du sige til folk, der ikke kan følge med i deres opgaver i deres arbejdsliv og gerne vil have lidt orden i deres privatliv også?
Alfa og omega er erkendelsen af værdien af den gave, vi har modtaget, og som vi fortsætter med at modtage, med hver opvågning til en ny dag. At vi er, at vi lever. Vi lever i et bestemt rum og i en bestemt tid. Og netop den tid er en størrelse med så mange ubekendte, at vi burde se den meget mere. Vi kan spare penge, vi kan også låne dem af nogen, tiden går simpelthen, uanset hvor meget vi tænker over det. Det ville være dejligt, hvis vi var taknemmelige for ham og værdsatte ham. Først da kan organisering og planlægning give mening og være virkelig effektiv.
Hvis du gerne vil lære mere om GTD-metoden, kan du komme og se den 1. GTD-konference i Tjekkiet med en lang række af de bedste foredragsholdere og foredragsholdere inden for denne metode. Konferencens hjemmeside og mulighed for tilmelding findes nedenfor ved dette link.
Lukas, tak for interviewet.
