Jiří Filip Kommercielt budskab: Det nuværende udbud på markedet for administrationssystemer til små virksomheder er virkelig bredt. Samtidig er det en rigtig vigtig beslutning at vælge den rigtige software. Du vil jo ikke finde ud af på få uger, at du har truffet et uhensigtsmæssigt valg, skifte til en anden applikation og træne hele holdet fra begyndelsen. Så hvordan navigerer du på det overfyldte marked og vælger software, der vil vokse med dig og samtidig følge med i de seneste trends?
Se vores tips til, hvordan du vælger det bedste system til din virksomhed, og hvilke krav informationssoftware skal opfylde.
Hvorfor bruge et administrationssystem for små virksomheder?
Der er mange grunde til, at en virksomhed bør bruge virksomhedssoftware. Ikke kun store virksomheder, hvor det er en selvfølge at opretholde organisationen på tværs af hele virksomheden og alle teams. Men også for små virksomheder, hvor et sådant virksomhedsledelsesværktøj kan være et stærkt værktøj til at forbedre virksomhedens processer. Dette fører til en forøgelse af virksomhedens konkurrenceevne og succes på lang sigt.
Måske står du i en situation, hvor din virksomhed allerede bruger nogle værktøjer... et til fakturering, et til kommunikation, du styrer cashflow i Excel, i det andet Excel har du en kundeliste, en kalender, kontoudtog og resten på papir . Hvis denne løsning virker lidt kaotisk for dig, så se efter et mere omfattende system, der dækker de fleste af dine behov for virksomhedsledelse på ét sted.
De vigtigste grunde til, at selv små virksomheder bør implementere et virksomhedsledelsessystem:
- Forbedring af effektivitet og produktivitet: Effektiv virksomhedens informationssystem muliggør automatisering af processer, reduktion af fejl ved manuel dataindtastning eller kopiering og betydelige tidsbesparelser. Dette fører til forbedret effektivitet og produktivitet for arbejdere og øger virksomhedens ydeevne.
- Bedre tidsstyring: Et virksomhedsledelsessystem gør det nemmere at planlægge og organisere tid, opgaver og projekter, så medarbejderne kan fokusere mere på deres arbejde og reducere stress.
- Mere effektiv informationsdeling og styring: Et ledelsesinformationssystem hjælper med at administrere data og information og muliggør bedre adgang og deling af data mellem forskellige afdelinger og medarbejdere. Dette fører til forbedret samarbejde mellem medarbejderne, plus at du har alle de vigtige dokumenter på ét sted, og det betyder ikke mere hektisk søgning i papirer.
- Mere præcis og hurtigere beslutningstagning: Virksomhedens ledelsessystem giver realtidsinformation om status for virksomhedens projekter og aktiviteter, hvilket muliggør hurtigere og bedre informeret beslutningstagning.
- Omkostningsreduktion:Et informationssystem til små virksomheder muliggør bedre planlægning og kontrol med indtægter og udgifter og hjælper med at identificere områder, hvor omkostningerne kan reduceres.
Hvilke funktioner skal man kigge efter i et virksomhedsledelsessystem?
Automatisering
Et virksomhedsledelsessystem bør give mulighed for automatisering af gentagne processer eller ligetil aktiviteter for at minimere fejl og spild af tid på gentagne opgaver. Automatisering kan omfatte for eksempel tilbagevendende fakturering, betalingspåmindelser, automatisk e-mail-afsendelse, rapportgenerering eller oprette opgaver eller projekter fra skabeloner. På den måde kan byrden for medarbejderne mindskes, fejl reduceres og arbejdseffektiviteten forbedres.
Datalagring i skyen
Brugen af cloud datalagring kan muliggøre lettere og sikrere datadeling i virksomheden, alt er tydeligt samlet ét sted. Det giver også adgang til data fra ethvert sted og til enhver tid, hvilket øger arbejdseffektiviteten og muliggør hurtig udveksling af information. Cloud datalagring vil også blive værdsat af alle virksomheder, hvor teammedlemmer for eksempel arbejder fra et hjemmekontor.
Opgavestyring
Business management software bør tillade nem sporing og styring af opgaver og deres deadlines. Dette kan for eksempel omfatte planlægning og tildeling af opgaver, sporing af opgaveafslutningsstatus og påmindelse om afventende opgaver. Takket være dette kan teammedlemmer fordele arbejdet mere effektivt, overvåge deres arbejdsbyrde og fuldføre alle tildelte opgaver til tiden.
Projektledelse
Virksomhedens ledelsessystem skal muliggøre effektiv projektstyring, herunder planlægning, koordinering og overvågning af projektforløb. Dette omfatter for eksempel budgetplanlægning, effektivitet og rentabilitet af projekter. Et sådant system giver virksomheden mulighed for bedre at styre sine projekter og opnå bedre resultater og overskud.
Ideelt set bør det valgte værktøj tilbyde flere muligheder for grafisk repræsentation af projekter, såsom Kanban-tavler, Gantt-diagrammer eller tabeloversigter for en klar visualisering af projekter, budgetter, tildeling af opgaver, status og fremskridt.
CRM
Forretningssoftware bør også omfatte værktøjer til styring af kunderelationer (CRM). Dette gør virksomheden i stand til at kommunikere mere effektivt med kunderne og bedre styre deres behov.
Hvis systemet giver dig mulighed for at afstemme CRM med andre processer, såsom projektstyring, fakturering, kontraktstyring eller pengestrømsplanlægning, inden for en enkelt virksomhedsstyringsplatform, kan du se dine kunder fra et 360° perspektiv.
Styring af medarbejdernes arbejdsbyrde
Medarbejderens arbejdsbelastningsstyringsfunktion hjælper dig mere effektivt med at fordele arbejdet mellem de enkelte teammedlemmer og dermed opnå deres optimale arbejdsbyrde. Virksomhedsinformationssystemet skal muliggøre planlægning af tid og opgaver på en sådan måde, at de fordeles retfærdigt, og at medarbejderne er tilstrækkeligt belastede i forhold til deres evner og arbejdsindsats. Samtidig burde det være systemet er i stand til at overvåge belastningen og om nødvendigt tilbyde en passende løsning, fx ved at omfordele opgaver eller øge antallet af medarbejdere i det givne team. Det vil muliggøre øget produktivitet og medarbejdertilfredshed, hvilket bidrager til virksomhedens langsigtede succes.
Tips til at vælge den bedste software til små virksomheder
Når du vælger software til små virksomheder, er det vigtigt at identificere dine behov og overveje dit budget.
Overvej også den nemme implementering og brug af softwaren, evnen til at integrere med andre systemer og software, mobilapplikationen og funktionernes kompleksitet.
1. Identificer dine behov:
Inden du begynder at lede efter den rigtige software, skal du overveje, hvilke funktioner og funktioner du skal bruge for at administrere din virksomhed.
Husk, at noget software tilbyder specialiserede funktioner til visse industrier, mens andre er universelle og kan tilpasses behovene i forskellige industrier.
2. Nem installation og brug af softwaren:
Overvej, hvor hurtigt du kan implementere ny software i din virksomhed, og hvor let det er at bruge.
At finde software med en intuitiv grænseflade og nem opsætning kan spare tid og minimere medarbejderuddannelse. Ideelt set har softwaren online tutorials og træningsvideoer til rådighed for at hjælpe dig med træningen, eller tilbyder konsultationer, hvor du kan konsultere om implementeringen af systemet i din virksomhed.
3. Løsninger med økonomistyringsfunktionalitet:
En mere avanceret softwareløsning med økonomistyringsfunktionalitet kan hjælpe små virksomheder med at spore og administrere økonomiske operationer. Dette vil give dig et overblik over indtægter og udgifter i den nuværende tid og i den nærmeste fremtid eller opfyldelse af budgetter. Du kan forudsige udviklingen i cash flow for de kommende måneder, lønsomheden af projekter og svage punkter, hvor penge siver unødigt ud i virksomheden.
4. Mulighed for integration med andre systemer og software:
Overvej hvilken anden software du bruger, og om den nye software er kompatibel og let kan integreres med andre systemer. Et tilgængeligt programmerbart interface (API) er derfor nøglen. Make er også en populær integrationsplatform, som muliggør avanceret integration og automatisering.
Leder du efter software med dataimport- og eksportfunktioner kan du gøre dit arbejde lettere og minimere manuel dataindtastning.
5. Overvej dit budget:
Når du vælger software, skal du overveje dit budget og prøve at finde en løsning, der opfylder dine behov og er overkommelig for din virksomhed.
Vær forsigtig, når du sammenligner tilbud, og overvej, om de ekstra funktioner er den højere pris værd. En gratis prøveversion burde være en selvfølge.
6. Mobilapplikation inkluderer:
Tilgængeligheden af en mobil version af virksomhedsstyringssystemet giver dig og dine medarbejdere mulighed for at forblive forbundet og lydhøre på farten, uanset den aktuelle placering og udstyr. Dette er især vigtigt, når det kommer til styring af hybride og eksterne teams og aktiviteter.
Husk, at mobilapplikationen skal være nem at bruge og tilgængelig på forskellige operativsystemer.
7. Omfattende rapporteringsfunktioner:
En softwareløsning med omfattende rapporteringsfunktioner kan hjælpe små virksomheder med at overvåge og analysere din virksomheds ydeevne, overvåge effektiviteten af dine aktiviteter, projekter og kampagner, så du kan reagere fleksibelt på nye situationer.
Ideelt set er din virksomheds software vil give værdifuld indsigt i din økonomiske præstation, fremdrift af projekter og opgaver, kapacitet og udnyttelse af medarbejdere og meget mere. Derudover giver den avancerede løsning dig mulighed for at lave dine egne grafiske rapporter og opstille forskellige kriterier for dataaggregering og sortering.
8. Komponenternes kommunikationsfunktion:
Leder du efter software med kommunikationsfunktioner såsom chatværktøjer eller fildeling, kan det hjælpe virksomheder med at administrere intern kommunikation effektivt.
Det kan også være nyttigt at lede efter software, der kan integreres med andre kommunikationsværktøjer som videoopkald, for nemt teamsamarbejde.
Allerede valgt?
Som ejere af små virksomheder har vi meget at forholde os til, og det er ofte ikke nemt at samle det hele. Den rigtige softwareløsning til at styre din virksomhed kan give dig en stor fordel i forhold til dine konkurrenter. Du får pludselig et overblik - over ordrer og opgaver og deres deadlines, kunder og kommunikation med dem, cash flow og de enkelte teammedlemmers arbejdsbyrde. Du vil spare meget tid brugt på gentagne opgaver med lav merværdi. I stedet kan du fokusere din energi på innovation og løsninger, der bringer din virksomhed fremad.
Forfatter: Caflou - Alt i ét ledelsessystem til små og mellemstore virksomheder
Caflou hjælper dig med at administrere hele virksomheden og dens økonomi effektivt. Det giver dig mulighed for at overvåge pengestrømmen og forudsige dens fremtidige udvikling. Du slipper for rutinearbejde, reducerer fejlprocenten, forbedrer teamwork og øger virksomhedens ydeevne. Alt sammen ét sted. Fra hvor som helst og til en overkommelig pris.
