Ondrej Holzman Ifølge mange er e-mail en forældet måde at kommunikere på, men alligevel kan ingen slippe af med den og bruger den hver dag. Problemet er dog måske ikke i e-mail som sådan, selvom mange sikkert vil være uenige, men i måden vi bruger og administrerer det på. Jeg har brugt Mailbox-applikationen i over en måned, og jeg kan uden tortur sige: Brug af e-mail er blevet meget mere behageligt og frem for alt mere effektivt.
Det skal siges på forhånd, at Mailbox ikke er en revolution. Udviklingsteamet, som kort efter udgivelsen af applikationen (dengang kun til iPhone og med en lang venteliste) købte Dropbox på grund af sin succes, byggede kun en moderne e-mail-klient, der kombinerer velkendte funktioner og procedurer fra andre applikationer , men ofte fuldstændig forsømt i e-mail. Men indtil for et par uger siden gav det ikke mening for mig at bruge Mailbox. Det eksisterede i lang tid kun på iPhone, og det gav ingen mening at administrere elektroniske beskeder på en diametralt anden måde på iPhone end på Mac.
I august kom desktopversionen af Mailbox dog endelig, med et klistermærke for nu beta, men den er også pålidelig nok til, at den straks erstattede min tidligere e-mail-manager: Mail fra Apple. Jeg har selvfølgelig prøvet andre alternativer gennem årene, men før eller siden ender jeg altid med at gå tilbage til systemappen. De andre tilbød normalt ikke noget væsentligt eller banebrydende derudover.
Håndtering af e-mail anderledes
For at forstå Mailbox skal du gøre en grundlæggende ting, og det er at begynde at bruge elektronisk post på en anden måde. Grundlaget for Mailbox er, efter eksemplet med populære opgavebøger og tidsstyringsmetoder, at nå det såkaldte Inbox Zero, det vil sige en tilstand, hvor du ikke vil have nogen post i din indbakke.
Personligt nærmede jeg mig denne metode med mindre ængstelse, fordi jeg aldrig var vant til en ren e-mail-indbakke, tværtimod gennemgik jeg regelmæssigt hundredvis af modtagne beskeder, normalt usorterede. Men som jeg fandt ud af, giver Inbox Zero mening, når den implementeres korrekt, ikke kun mellem opgaver, men også i e-mail. Mailbox er tæt forbundet med opgaver – hver besked er faktisk en opgave, som du skal udføre. Indtil du gør noget ved det, selvom du læser det, vil det "lyse op" i din indbakke og kræve din opmærksomhed.
Du kan udføre i alt fire handlinger med beskeden: arkivere den, slette den, udskyde den på ubestemt tid/uendeligt, flyt den til den relevante mappe. Kun hvis du anvender et af disse trin, forsvinder meddelelsen fra indbakken. Det er nemt, men meget effektivt. En lignende håndtering af e-mail kunne bestemt praktiseres selv uden Mailbox, men med den er alt tilpasset lignende håndtering og det er et spørgsmål om at lære et par fagter.
E-mail-indbakke som en huskeliste
Alle indkommende e-mails går til indbakken, som omdannes til en overførselsstation i Mailbox. Du kan læse beskeden, men det betyder ikke, at den i det øjeblik vil miste prikken, der indikerer en ulæst besked, og vil passe ind blandt snesevis af andre e-mails. Indbakke skal indeholde så få beskeder som muligt og være i forventning om nye, uden at skulle vade gamle, allerede løste "sager" igennem ved modtagelse af dem.
Så snart der kommer en ny e-mail, skal den behandles. Mailbox tilbyder forskellige procedurer, men de mest basale ser nogenlunde sådan ud. Der kommer en e-mail, du svarer på den og arkiverer den. Arkivering betyder, at den bliver flyttet til Arkiv-mappen, som faktisk er en slags anden indbakke med al post, men allerede filtreret. Fra hovedindbakken kan du udover arkivering også vælge at slette beskeden med det samme, hvorefter den bliver flyttet til skraldespanden, hvor du ikke længere vil kunne tilgå den, fx via søgning, medmindre du specifikt ønsker at gøre det, så du ikke længere bliver generet af unødvendig post.
Men det, der gør Mailbox til et så effektivt værktøj til håndtering af e-mail, er de to andre muligheder for at håndtere beskeder i indbakken. Du kan udskyde det i tre timer, til aftenen, til næste dag, til weekenden eller til den næste uge - i det øjeblik forsvinder beskeden fra indbakken, for så at dukke op i den igen som "ny" efter det valgte tidspunkt . I mellemtiden er det i en særlig mappe med "udsatte beskeder". Snoozing er især nyttigt, når du for eksempel ikke kan svare på en e-mail med det samme, eller du skal vende tilbage til den i fremtiden.
Du kan udsætte nye beskeder, men også dem, du allerede har svaret på. I det øjeblik erstatter Mailbox rollen som task manager, og det er op til dig, hvordan du bruger dens muligheder. Personligt forsøgte jeg flere gange at forbinde mailklienten med min egen opgaveliste (i mit tilfælde Things), og løsningen var aldrig ideel. (Du kan bruge forskellige scripts på Mac, men du har ingen chance på iOS.) Samtidig er e-mails ofte knyttet direkte til individuelle opgaver, for at opfylde det, jeg skulle finde den givne besked, enten for at besvare den eller dens indhold.
Selvom Mailbox ikke kommer med mulighed for at forbinde en e-mail-klient med en opgaveliste, opretter den i det mindste en fra sig selv. Udskudte beskeder vil minde dig om i din indbakke, som om de var opgaver på en hvilken som helst opgaveliste, du skal bare lære at arbejde med dem.
Og endelig tilbyder Mailbox også traditionel "arkivering". I stedet for at arkivere kan du gemme hver besked eller samtale i en hvilken som helst mappe for hurtigt at finde den senere, eller du kan gemme relaterede samtaler ét sted.
Nem at styre som alfa og omega
Kontrol er nøglen til nem og effektiv betjening af de førnævnte procedurer. Den grundlæggende grænseflade i Mailbox adskiller sig ikke fra etablerede e-mail-klienter: det venstre panel med en liste over individuelle mapper, det midterste panel med en liste over beskeder og det højre panel med selve samtalerne. Vi taler selvfølgelig om Mac, men Mailbox er heller ikke specielt malplaceret på iPhone. Forskellen ligger primært i styringen – mens du i andre applikationer bare klikker overalt eller bruger tastaturgenveje, satser Mailbox på enkelhed og intuitivitet i form af "swiping"-bevægelser.
Lige så vigtigt er det, at man ved at føre fingeren hen over beskeden også overfører den til computere, hvor det er en lige så praktisk løsning med MacBook touchpads. Det er for eksempel forskellen mod Mail.app, hvor Apple allerede er begyndt at anvende lignende principper i hvert fald i iOS-versionen, men på Mac er det stadig en besværlig applikation med gamle mekanismer.
Træk en besked fra venstre mod højre i postkassen, en grøn pil vises, der indikerer arkivering, i det øjeblik slipper du beskeden og den flyttes automatisk til arkivet. Hvis du trækker lidt længere, kommer der et rødt kryds, det vil flytte beskeden til papirkurven. Når du trækker i den modsatte retning, får du enten en menu til at snooze beskeden eller lægge den i den valgte mappe. Hvis du desuden jævnligt modtager e-mails, som du ikke ønsker at forholde dig til i løbet af ugen, men kun i weekenden, kan du indstille deres automatiske udsættelse i Mailbox. Den såkaldte "Swiping"-regler for automatisk arkivering, sletning eller lagring kan indstilles for alle meddelelser.
Kraft i de små ting
I stedet for komplekse løsninger tilbyder Mailbox et enkelt og rent miljø, der ikke distraherer med nogen unødvendige elementer, men fokuserer brugeren primært på selve beskedindholdet. Derudover skaber måden, hvorpå beskederne er oprettet, følelsen af, at du ikke selv er i mail-klienten, men sender klassiske beskeder. Denne følelse forstærkes især ved at bruge Mailbox på iPhone.
Når alt kommer til alt, er det utroligt effektivt at bruge Mailbox sammen med en iPhone og en Mac, fordi ingen klient overhovedet kan konkurrere med Dropbox's applikation, især hvad angår hastighed. Mailbox downloader ikke komplette beskeder som Mail.app, som den så gemmer i stigende mængder, men downloader kun de absolut nødvendige dele af teksterne, og resten forbliver på Googles eller Apples servere1. Dette garanterer maksimal hastighed ved download af nye beskeder, hvorfor der ikke er nogen knap til at opdatere indbakken i Mailbox. Applikationen opretholder konstant kontakt med serveren og leverer beskeden til postkassen med det samme.
Synkronisering mellem iPhone og Mac fungerer også lige så pålideligt og ekstremt hurtigt, hvilket du for eksempel vil genkende med kladder. Du skriver en besked på din Mac og fortsætter den på din iPhone på ingen tid. Kladder håndteres meget smart af Mailbox – de vises ikke som separate beskeder i kladdemappen, men opfører sig som en del af allerede eksisterende samtaler. Så hvis du begynder at skrive et svar på din Mac, bliver det der, selvom du lukker din computer, og du kan fortsætte med at skrive på din iPhone. Bare åbn den samtale. En mindre ulempe er, at sådanne kladder kun virker mellem postkasser, så hvis du ved et uheld får adgang til postkassen fra et andet sted, vil du ikke se kladdene.
Der er stadig forhindringer
Mailbox er ikke en løsning for alle. Mange er måske ikke fortrolige med princippet om Inbox Zero, men dem, der praktiserer det, for eksempel ved håndtering af opgaver, kan hurtigt lide Mailbox. Ankomsten af Mac-versionen var nøglen til applikationens anvendelighed, uden den ville det ikke give mening kun at bruge Mailbox på iPhone og/eller iPad. Derudover har Mac-versionen været åbnet for offentligheden i flere uger efter lukket beta-test, selvom den stadig beholder beta-monikeren.
Takket være dette kan vi støde på lejlighedsvise fejl i applikationen, kvaliteten og pålideligheden af at søge i gamle beskeder er også dårligere, dog siges udviklerne at arbejde hårdt på dette. Bare for at søge i arkivet blev jeg nogle gange tvunget til at besøge Gmails webgrænseflade, fordi Mailbox ikke engang havde downloadet alle e-mails.
Mange vil dog finde et grundlæggende problem, når de starter selve Mailbox, som i øjeblikket kun understøtter Gmail og iCloud. Hvis du bruger Exchange til e-mail, er du uheldig, selvom du kan lide Mailbox mere. Som med nogle andre e-mail-klienter er der dog ingen fare for, at Dropbox opgiver sin applikation og stopper med at udvikle den, tværtimod kan vi hellere se frem til den videre udvikling af Mailbox, som lover en mere behagelig styring af ellers upopulær e-mail.
- På Google- eller Apple-servere, fordi Mailbox i øjeblikket kun understøtter Gmail- og iCloud-konti. ↩
Um. Indtil den kan udveksle, er den ubrugelig for mig.
Jeg bruger den dagligt, og jeg er ganske tilfreds.
Men det er rigtigt, at jeg altid tænder for enten den native Mail-klient eller Gmail-webgrænsefladen til søgning, for Mailbox er ret upålidelig i den henseende (forhåbentlig indtil videre).
Nogle gange viser den også PDF-vedhæftningen forkert, for eksempel fra Česká Spořitelna, betalingsbekræftelsen, som er i PDF, vises automatisk som fuldtekst i e-mailens brødtekst, og e-mailen fremstår også som uden en vedhæftet fil.
Ellers hjalp han mig dog smukt med at sortere i bunken af e-mails, som jeg har samlet over xx år, så jeg er tilfreds. At linke flere konti fungerer også godt.
Jeg bruger den også på iPad/iPhone og venter på Exchange, så indtil videre Airmail Beta på Mac, som jeg varmt anbefaler.
Desværre, med den begrænsning på Gmail, er det noget ubrugeligt, hvis du bruger firmamail...
Jeg har et spørgsmål, er det muligt at sortere post (også manuelt) i forskellige mapper, dvs. af adressater eller manuelt oprettede mapper?
Hvis ikke, er der nogen der kender til en?
Jeg er primært optaget af iOS-miljøet.
tak
Ja, bruger filtre. Du opretter postkasser med navne på modtagere og eller grupper og ved hjælp af filtre, hvor du indtaster parametre for hvert ekstra filter, så går e-mails, hvor du vil, og sorteres automatisk.
Jeg beklager min fejl. Jeg glemte at sige, at Gmail og iCloud ikke er nok for mig.
Jeg vil gerne have noget universelt. Jeg prøvede boxer, og han kan ikke gøre det.
Jeg tror, at filtrene i Mail.app på Mac kan anvendes på enhver postkasse. Men de udføres kun, når applikationen startes og e-mails er indlæst (de kører ikke på serveren)
Ikke kun på grund af Exchange bliver jeg hos systemet Mail og MailHub-tilføjelsen – tilføjelsen vil i høj grad hjælpe med at sortere og organisere beskeder og kan endda indstille en påmindelse for en specifik besked. Faktisk kan den gøre de funktioner, der er beskrevet her og noget mere. Faktisk er jeg stadig nødt til at finde en tilføjelse, der viser e-mail-vedhæftninger separat fra meddelelsesteksten og muligheden for at åbne Word- og Excel-dokumenter direkte i klientvinduet med mulighed for at kopiere indholdet (som det er tilfældet med MS Outlook), og jeg ville ikke have noget, jeg ville savne i Mail: -)
Er der ikke noget, der ligner MailHub til iOS?
Begyndelsen med denne app var ret akavet for mig. Men da vi var i stand til at sortere e-mails på kort tid, er jeg begyndt at nyde denne app.
Det generer mig bare, at jeg ikke kan opsætte mine andre e-mails, som jeg har tildelt gmail under odes.
meget langsom på iPhone 4 (iOS 7). Derimod er den klassiske Mail.app super hurtig. Så jeg vendte tilbage til klassikeren, som er tunet med systemet.
Er der en måde at arbejde med flagede e-mails fra Mail.app i Mailbox? Det ville være nyttigt for mig at opnå synkronisering med en relativt ny mappe, der ville helbrede den markerede rolle. I den nuværende arbejdsgang sorterer jeg e-mails i markerede og sidste
Det forekommer mig, at appen spiser ret meget batteri (ip5s med ios7). Er der nogen der har en lignende oplevelse?
hvorfor ser jeg 2700 e-mails over ikonet? kan appen ikke kende forskel på læst og ulæst?
Dette er indbakke nul-princippet. En meddelelse anses kun for løst, når den flyttes til arkivet. Det nytter ikke at skelne mellem læste og ulæste beskeder, men kun at tælle beskederne i indbakken.
Jeg har brugt appen i omkring en måned, og min første begejstring bliver gradvist til skuffelse. Ideen er fantastisk, men appen er stadig ret uopfordret. Jeg er især generet af følgende – når der er et stort antal e-mails, er det utroligt langsomt på iPhone 4s med iOS 7.1, når jeg klikker på en besked i en tråd med en stor mængde samtale, begynder den tilfældigt at rulle et eller andet sted midt i teksten, og jeg kan ikke vedhæfte nogen vedhæftede filer på ipad air (efter at have klikket på den relevante knap sker der ikke noget). Højdepunktet i dag var, da jeg arbejdede på min e-mail på iPhone, gemte den i kladden, vendte tilbage til den efter noget tid på iPad, færdig med at skrive, sendte den og så fandt ud af, at kladden var sendt, uden yderligere redigeringer. Jeg er dog ret sikker på, at jeg har sendt hele beskeden. Så jeg leder efter et gennemprøvet alternativ. Er der nogen der har løst et lignende problem?