Vratislav Holub I en tid, hvor vi skal observere social distancering og alligevel arbejde tæt sammen, spiller moderne teknologier en nøglerolle. Jo bedre en virksomheds it-teams kan foretage denne overgang, jo mere kan de hjælpe medarbejdere og kolleger med at føle sig trygge og støttet. Western Digital præsenterer otte tips til dine it-teams.
Det kunne være interesserer dig
Pavel Jelic Som en foreløbig foranstaltning inden for rammerne af coronakrisen anbefaler flere og flere virksomheder, virksomheder, men også regeringerne i de enkelte lande, at arbejde hjemmefra, eller endda direkte anbefaler. IT-teams står nu over for opgaven med at lave denne overgang og sikre datasystemer, mobile computerenheder og applikationer under de nye forhold. De er udfordret til at sikre, at medarbejdere og kolleger føler sig sikkert forbundet og fuldt produktive, selv når de arbejder hjemmefra. Vi har samlet nogle tips fra vores egne it-teams, der kan hjælpe med disse ændringer og sikre en mere succesfuld arbejdsgang.
Forsink ikke. Kom i gang i dag (bogstaveligt talt med det samme)
De fleste virksomheder og firmaer har allerede flyttet en del af deres arbejdsstyrke til deres hjemmemiljø. Men hvis det kun er en lille del, så vær forberedt på et helt andet scenarie i tilfælde af, at hundreder eller tusinder af mennesker kræver fjernforbindelser til virtuelle systemer på samme tid. Hvis din virksomhed endnu ikke har implementeret arbejde hjemmefra, eller kun delvist, skal du bruge denne tid til at forberede dig på den potentielle situation, hvor de fleste medarbejdere bliver nødt til at få adgang til applikationer og data fra fjerntliggende steder. At være et skridt foran din datainfrastruktur og have vejledning og dokumentation tilgængelig på forhånd vil hjælpe med at sikre en glidende overgang til en ny måde at arbejde på i din virksomhed i disse kritiske tider.
Test indtil den første fejl
Test dine systemer for at sikre ydeevne, pålidelighed og skalerbarhed. Tester applikationer og hardwareinfrastruktur for maksimal belastning. Tjek, hvor mange forbindelser din VPN kan håndtere. Og send it-teamet til at prøve at arbejde hjemmefra. Find ud af, hvor der kan være huller og svage punkter, når du arbejder eksternt. Det er meget bedre at finde ud af, hvad der går i stykker under test, end når systemet er fuldt ud stolet på af medarbejderne. Så find ud af på forhånd, hvor de svage punkter er, og ret dem med det samme.
Fremme den rigtige mulighed blandt de mange kommunikations- og sikkerhedsværktøjer
Der er utallige apps til virtuelle møder, briefinger, dokumentdeling, projektoprettelse og andre administrationsværktøjer, og det er sandsynligt, at folk i din virksomhed i dag bruger mere end én (autoriseret eller ej). Nu er det tid til at håndhæve de officielle værktøjer og apps, som medarbejderne skal bruge. Vær sikker på antallet af licenser og sammensæt instruktioner (tilgængelige og delte) om, hvordan du installerer og bruger de valgte programmer.
Det kunne være interesserer dig
Gør dig klar til non-stop overvågning og 24/7 support
Med hver ny situation skal du nøje overvåge infrastrukturen og være i stand til at reagere i realtid på udfald. Vær forberedt på at yde IT-support mere bredt og på forskellige tidspunkter af dagen.
Etabler en politik for brug af bærbare computere, periferiudstyr og adgang til tjenester
Du bliver nødt til at indføre retningslinjer og regler for, hvordan din virksomhed kan understøtte medarbejdere, der arbejder hjemmefra, med værktøjer som internetadgang og teknisk udstyr. Du skal få svar på følgende spørgsmål:
- Hvor mange medarbejdere skal bruge en bærbar computer for at arbejde hjemmefra? Hvor mange bærbare computere kan du levere?
- Vil virksomheden betale for internetforbindelse og telefonopkald?
- Hvad hvis nogen har ingen eller utilstrækkelig internetforbindelse?
- Hvad er fremgangsmåden og instruktionerne for bestilling af eksterne enheder såsom tastaturer, skærme, headset og så videre?
Opret praktisk (og tilgængelig) dokumentation
Jo mere du kan støtte den eksterne arbejdsstyrke til at bruge de rigtige værktøjer, jo mere vil du påvirke virksomhedens produktivitet, men også den positive stemning i virksomheden. Udarbejd den rigtige dokumentation og ressourcer, så alle kan arbejde bedre – både medarbejdere, der nu arbejder hjemmefra, og dit eget it-team. Sørg for, at du opretter et klart sted, hvor medarbejderne kan finde instruktioner og vejledninger til, hvordan man installerer udvalgte applikationer og værktøjer, og hvor man kan finde disse applikationer. Brug også et øjeblik på at sikre, at alle dine dokumenter, filer og kontoadgang til alle systemer er tilgængelige for alle nøglemedlemmer af dit it-team.
Gentage
Nu er det også et godt tidspunkt at finde ud af, hvad der ellers kan automatiseres i dine arbejdsgange. Især spørgsmål rettet til teknisk support. Du vil støde på mange lignende spørgsmål, og værktøjer som AI-chatbots vil hjælpe med at lette presset på dit it-team. Alt, der kan automatiseres, frigør dit team til at påtage sig mere komplekse opgaver
Sammen kan vi skabe et bedre hjemmekontor
Tips og råd om, hvordan du opretter et arbejdsområde, organiserer din arbejdsflade, hvordan du samarbejder med din familie i fælles rum, eller planlægger pauser og nedetid - selv med dette kan du blive nødt til at hjælpe kolleger med at opnå maksimal produktivitet, mens du er sikker forbundet fra dit hjem. Brug en række forskellige kommunikationsmidler - tutorials, udveksling af erfaringer, fælles arbejdsmøder - og hjælp til at finde måder at blive mere effektiv og blive endnu bedre forbundet i det virtuelle miljø. Du kan tilbyde virtuelle tjenester til lidt mere personlig helpdesk-lignende kommunikation, du kan skabe et rum for uformel diskussion uden for arbejdet. Vær kreativ.
Teknologi spiller nu en nøglerolle. Det er nødvendigt at hjælpe mennesker med at holde kontakten med hinanden på et tidspunkt, hvor vi skal bevare social isolation. Disse uventede ændringer udgør en udfordring for både it-infrastrukturen og medarbejdernes moral. Bedre fungerende it-teams kan bidrage væsentligt til en vellykket forandring i kommunikationen. Jo flere it-teams hjælper, jo mere support vil medarbejderne føle og bevare positivt engagement. Vi vil gerne takke vores IT-teams for deres hårde arbejde, innovation og tålmodighed under denne forandring. Og til læserne ... forbliv sunde, kommuniker så meget som muligt og husk ... sikkerhedskopier!
